Documentazione relativa alla manutenzione degli alloggiamenti dei filtri GMP ai fini degli audit

Ma quando un revisore chiede cosa sia successo per scartare il lotto immobiliare FH-204 a seguito di una prova di mantenimento della pressione fallita, una pila di moduli firmati non ha praticamente alcun valore, a meno che tali moduli non ricostruiscano l’accaduto, identifichino i lotti interessati, chiariscano la riparazione effettuata e dimostrino che Top Quality abbia approvato il ritorno in servizio.

I vostri sistemi sono in grado di farlo in 10 minuti?

La maggior parte non ci riesce. La mia opinione schietta è che numerosi programmi di manutenzione preventiva siano stati sviluppati per chiudere gli ordini di lavoro, non per garantire la massima qualità dei componenti. Il sistema digitale di gestione della manutenzione segnala “completato”, il tecnico appone le proprie iniziali su una lista di controllo e tutti passano oltre. Mesi dopo, nessuno è in grado di dire quale O-ring sia stato montato, se il materiale di sostituzione fosse EPDM o FKM, né perché l’intervallo di manutenzione sia rimasto invariato dopo due guasti simili.

Quello non è un sistema pronto per la revisione contabile. È solo teatro amministrativo.

Perché i revisori diffidano della dicitura “Manutenzione completata”

Un revisore non cerca prove che qualcuno abbia manomesso i dispositivi. Il revisore vuole prove che le apparecchiature siano rimaste idonee all’uso previsto.

Nel caso di un alloggiamento per filtri farmaceutici, ciò implica la ricostruzione dello stato completo del sistema di controllo:

• Qual è stato il problema che ha dato origine a questo lavoro?
• Quali beni immobili, linea, percorso di prodotto e lotto erano coinvolti?
• Cosa è stato trovato dopo aver aperto l'alloggiamento?
• Sono stati riscontrati segni di corrosione, graffi, residui, danni alle guarnizioni, usura delle filettature, deformazione dei morsetti o problemi di drenaggio?
• Quali parti sono state rimosse e montate?
• Sono state fornite le certificazioni dei materiali e i numeri di lotto?
• Quali criteri di accettazione sono stati applicati?
• Il sistema assemblato ha superato i test di tenuta, mantenimento della pressione, circolazione, igiene o integrità dei filtri?
• Chi ha revisionato la bozza e autorizzato il lancio?

La dura realtà è semplice: “PM completato” non è un verdetto. È a malapena un miglioramento dello stato.

La FDA ha chiarito in modo inequivocabile tale differenza nella sua lettera di avvertimento del 13 giugno 2024 indirizzata alla GFA Production Xiamen. Secondo quanto riferito, gli ingegneri hanno preso atto degli allarmi di sistema ma non hanno documentato le loro analisi né le attività correttive. La FDA ha sottolineato in particolare la mancanza di dettagli a sostegno, quali documenti di manutenzione o fatture relative all’acquisto dei filtri di ricambio. L’affermazione dell’azienda secondo cui il lavoro era stato svolto era insufficiente; mancava la catena probatoria.

Cosa devono verificare i registri di manutenzione degli immobili di GMP Filter

I documenti relativi alla manutenzione degli alloggiamenti dei filtri GMP devono riportare l'identificazione, il problema, l'intervento, il risultato, la tracciabilità e l'autorizzazione.

Suggerisco di trattare questi elementi come sei diversi ostacoli alla produzione di prove, anziché nascondere ogni minimo dettaglio all’interno di un commento specialistico in formato testo libero.

Identificazione associa il lavoro a un ID strumento specifico, a un numero di disegno, a un luogo, a un sistema, alle dimensioni dell'alloggiamento, al tipo di collegamento e a una configurazione convalidata.

Problema riporta le cause che hanno determinato l'intervento e ciò che è stato osservato prima dell'inizio dei lavori. Ciò include andamenti della pressione differenziale, perdite, test di integrità interrotti, ruggine, macchie, residui, guarnizioni danneggiate, morsetti allentati, circolazione anomala o allarmi ripetuti.

Azione definisce l'operazione fornendo informazioni sufficienti affinché un altro professionista qualificato possa ripeterla. L'espressione “alloggio ristrutturato” non dice praticamente nulla a un revisore.

Risultato confronta le dimensioni effettive con gli standard di accettazione previsti. Le caselle “superato/non superato” prive di valori numerici costituiscono una prova poco attendibile.

Tracciabilità collega l'attività a ordini di lavoro, lotti di ricambi, registrazioni di taratura, documenti di pulizia, scostamenti, controlli di regolazione, lotti e rapporti di ispezione.

Autorizzazione indica chi ha svolto il lavoro, chi lo ha verificato e chi ha autorizzato la restituzione dei dispositivi alla soluzione GMP.

Ai sensi dell'articolo 21 CFR 211.67, i dispositivi devono essere puliti e sottoposti a manutenzione a intervalli adeguati. Le procedure scritte devono indicare le responsabilità, stabilire i programmi, definire i metodi e i prodotti da utilizzare, disciplinare lo smontaggio e il rimontaggio, garantire la protezione dei dispositivi puliti, prevedere una valutazione prima dell'uso e conservare la documentazione relativa alla manutenzione, alla pulizia, alla sanificazione e alla valutazione.

Il quadro normativo di riferimento: le aspettative della FDA e dell’UE

3. Le esigenze degli Stati Uniti devono essere al centro della vostra procedura operativa standard (SOP) per la manutenzione preventiva degli alloggiamenti dei filtri.

21 CFR 211.67 definisce il sistema di pulizia e manutenzione: responsabilità, tempistiche, tecniche dettagliate, istruzioni per il rimontaggio, misure di sicurezza contro la contaminazione, valutazione prima dell'uso e documentazione.

21 CFR 211.182 Richiede registri cronologici delle attrezzature relativi a operazioni significative di pulizia, manutenzione e utilizzo. Tali registri devono indicare la data, l’ora, l’articolo e il numero di lotto, con le firme o le iniziali delle persone che hanno eseguito e ispezionato il lavoro. Gli strumenti dedicati possono utilizzare il documento prestabilito in determinate circostanze.

21 CFR 211.180 riguarda la conservazione e l'accessibilità. I documenti associati ai lotti devono di norma rimanere prontamente disponibili per un periodo minimo di un anno dopo la data di scadenza stabilita; i prodotti OTC idonei privi di data di scadenza hanno un periodo di tre anni calcolato in base alla distribuzione. I documenti devono inoltre essere facilmente accessibili ai fini della valutazione.

Per la produzione sterile, l’Allegato 1 delle GMP dell’UE inasprisce i requisiti probatori. L'allegato rivisto è entrato in vigore il 25 agosto 2023, ad eccezione del paragrafo 8.123, la cui applicazione è prevista per il 25 agosto 2024. Esso richiede la certificazione, la tracciabilità, la manutenzione programmata, la valutazione documentata dell'impatto a seguito di interventi di manutenzione non programmati e l'autorizzazione al ripristino dell'uso.

L'Allegato 1 prevede inoltre che le specifiche relative alla purificazione di routine – quali la differenza di pressione e il tempo di filtrazione – siano incluse nel registro di lotto. Per la filtrazione di grado sterilizzante, l’allegato tratta i test di integrità pre-uso e post-sterilizzazione, comunemente denominati PUPSIT, nonché i test non distruttivi post-uso da effettuare prima di rimuovere il filtro dal suo alloggiamento. Tra gli esempi figurano i test del punto di bolla, del flusso diffusivo, dell’intrusione d’acqua e di mantenimento della pressione.

Crea una cronologia tracciabile delle attrezzature, non una cartella

Una solida esperienza nel campo degli strumenti si presenta come una sequenza cronologica.

Le credenziali di installazione definiscono la configurazione dell'alloggiamento. I documenti relativi alla manutenzione preventiva ne evidenziano l'andamento nel tempo. Gli ordini di lavoro di riparazione spiegano i guasti. Le certificazioni di calibrazione garantiscono l'integrità degli strumenti di valutazione e analisi. Le incongruenze mettono in luce l'influenza dei singoli elementi. Le modifiche regolano gli elementi o gli intervalli modificati. I rapporti sui test di integrità dimostrano l'efficienza del sistema.

Un link non funzionante rovina tutto.

Supponiamo che un tecnico sostituisca un O-ring in FKM con uno in EPDM perché la guarnizione originale non è disponibile. L'alloggiamento supera la prova di pressione. Il lavoro è terminato?

No. La sostituzione del materiale potrebbe influire sulla compatibilità chimica, sulla resistenza ai vapori, sulle sostanze estraibili, sul rigonfiamento, sulla compressione della tenuta e sull’efficacia igienico-sanitaria comprovata. La documentazione richiede una valutazione di adeguamento approvata, non semplicemente una prova di tenuta superata con esito positivo.

Come minimo, lo sfondo degli strumenti deve contenere i seguenti link:

1. Documento di riferimento sui dispositivi e procedure di accettazione
2. Specifiche relative alle esigenze individuali
3. Piano di qualificazione e convalida
4. Ordini di lavoro preventivi e correttivi
5. Registri relativi alla pulizia e alla sterilizzazione
6. Tracciabilità completa dei lotti di filtri e guarnizioni
7. Stato della taratura degli strumenti
8. Onestà, perdite e risultati delle prove di pressione
9. Incoerenze, verifiche e CAPA
10. Autorizzazione alla messa in servizio o al rientro in servizio

Cosa controllare in un alloggiamento per filtri farmaceutici

Una valutazione dei filtri farmaceutici deve essere specifica per ciascun componente. Criteri generici come “valutare il problema” danno adito a giudizi arbitrari.

Nel caso di un alloggiamento igienico in acciaio inossidabile 316L, l'elenco deve guidare l'esaminatore a verificare quanto segue:

Superfici interne a contatto con il prodotto: Verificare la presenza di corrispondenze, arrossamenti, macchie, pellicola sul pezzo, graffi, difetti di saldatura, segni di urto e depositi intorno alle guide o alle sedi delle cartucce.

Drenabilità: Verificare che l’alloggiamento, lo sfiato, lo scarico e le tubazioni collegate non trattengano liquido al termine della procedura di scarico autorizzata. Il liquido intrappolato non è solo un problema estetico, ma può diventare un focolaio di contaminazione.

Superfici di appoggio delle cartucce: Controllare i perni di fissaggio dei post del blog, le molle, le tazze, gli adattatori, le prese 222 o 226 e le superfici di fissaggio per verificare la presenza di deformazioni, usura o residui incrostati.

Guarnizioni e sigilli: Annotare il materiale del documento, le dimensioni, il problema, il produttore o il distributore autorizzato e il numero di lotto. Verificare la presenza di appiattimenti, tagli, rigonfiamenti, fragilità, macchie, appiccicosità e accumuli dovuti alla compressione.

Gruppo di chiusura: Controllare i morsetti, i bulloni di rotazione, i dadi, le cerniere, le filettature e i dispositivi di bloccaggio. Registrare su videocassetta i valori di coppia o di chiusura previsti dal progetto approvato.

Valvole di sfiato e di intercettazione dello scarico: Verificare il funzionamento, la tenuta, l'orientamento e la facilità di pulizia. Una valvola che “si chiude solo parzialmente” non garantisce un'interruzione efficace del flusso.

Strumenti di misura della pressione: Registrare gli ID delle bilance o dei trasmettitori e le date di scadenza della taratura. Il risultato di un’analisi ottenuta con una bilancia non più a norma non deve essere inserito automaticamente nel registro definitivo.

Problema esterno: Deterioramento dei registri, danni alle etichette, frecce di circolazione mancanti, codici identificativi dei dispositivi illeggibili, lotti di tubazioni non supportati e segni di perdite.

La lettera di avvertimento inviata dalla FDA nel 2024 a Sun Drug rivela cosa accade quando un dispositivo viene scollegato dal sistema di manutenzione. Gli ispettori hanno segnalato la presenza di circa 450 mL di liquido stagnante all’interno di strumenti non dedicati, con innumerevoli picchi LC/MS e un numero di microrganismi troppo elevato per essere quantificato. L’azienda ha attribuito l’accumulo a una valvola che non era riuscita a chiudersi e sigillarsi correttamente dopo un precedente smontaggio.

Ma c’è di peggio. La FDA ha definito il problema di manutenzione come ricorrente, citando un’osservazione precedente risalente al 2019 presso lo stabilimento e un’infrazione simile verificatasi in un’altra sede della rete aziendale. È proprio questo il punto che gli ispettori tengono presente: la ricorrenza trasforma un problema locale in una prova di scarsa supervisione da parte della direzione.

Le procedure operative standard (SOP) relative alla manutenzione preventiva che i revisori possono effettivamente seguire

La migliore procedura operativa standard (SOP) di manutenzione preventiva per gli alloggiamenti dei filtri è sufficientemente specifica da garantire la ripetibilità delle operazioni, ma anche sufficientemente flessibile da adattarsi a diverse configurazioni degli immobili.

Lo strutturerei sicuramente in circa 9 fasi controllate.

1. Stato di sicurezza delle attrezzature

Prima di accedere all'immobile, verificare le misure di isolamento, la conferma del rilascio della pressione, i limiti di temperatura, la disponibilità delle linee, i requisiti di blocco e i controlli di contaminazione.

2. Condizioni prima della manutenzione

Registrare la pressione differenziale, le perdite, gli allarmi, il prodotto precedente, lo stato di pulizia, le condizioni di sterilizzazione, le ore di funzionamento, il numero di progetti e i fattori relativi alla manutenzione.

Le fotografie possono essere d'aiuto, ma devono integrare – e non sostituire – le osservazioni effettuate.

3. Smontaggio controllato

Specificare le serie autorizzate, gli utensili, le modalità di manipolazione degli elementi e la protezione delle superfici a contatto con il prodotto. Segnalare eventuali resistenze impreviste, danni alla filettatura, squilibri o componenti montati in modo errato.

4. Pulizia e ispezione

Identificare il detergente, la concentrazione, il tempo di azione, la qualità dell’acqua, la temperatura, il punto di fine risciacquo e il metodo di ispezione. “Pulire secondo necessità” non è un’istruzione riproducibile.

5. Sostituto del componente

Codice articolo della videocassetta, descrizione, materiale, fornitore, numero di serie o di lotto, data di scadenza (se del caso), quantità e motivo della sostituzione.

6. Rimontaggio

Posizionamento dei sigilli dei file, inserimento delle cartucce, serie di chiusura, valori di coppia (ove applicabile), regolazione dei tubi di sfiato e di scarico e verifica indipendente.

7. Test di funzionalità e di integrità

Indicare l'esatto metodo di prova, l'ID dello strumento, lo stato di calibrazione, il tempo di stabilizzazione, la pressione di prova, il periodo, le restrizioni relative all'approvazione, il risultato effettivo e la posizione del file di dati.

8. Valutazione d'impatto

Stabilire se il difetto fosse presente già nelle produzioni precedenti, se sia necessario riesaminare i lotti e se occorra esaminare campioni, informazioni ecologiche, risultati relativi alla carica batterica, andamenti della pressione o dati relativi ai test di integrità.

9. Tornare al servizio

È necessario che un responsabile di alto livello o un altro soggetto autorizzato confermi che i test siano stati superati, che le discrepanze siano state risolte o gestite, che la documentazione sia completa e che l'etichetta di stato dei dispositivi sia stata aggiornata.

Matrice delle prove di manutenzione pronte per l'audit

Formato della videocassetta	Cosa verifica il revisore	Prova da conservare	Avviso tipico
Identificazione degli strumenti	È possibile mappare quel determinato immobile?	ID univoco, ubicazione, disegno e numero di sistema	“Alloggiamento del filtro in fase di produzione”
Condizione di attivazione o programma	Perché il lavoro è stato svolto proprio ora?	Data prevista per il parto, sistema di allarme, scostamento o andamento	Manutenzione effettuata senza motivazione specifica
Problema riscontrato	È stato registrato il vero difetto?	Misurazioni, monitoraggi e immagini	È stato registrato proprio il problema risolto
Approccio alla pulizia	La contaminazione era soggetta a regolamentazione?	Agente, concentrazione, tempo, livello di temperatura e risultato del risciacquo	“Pulito secondo la procedura standard” senza ulteriori informazioni
Parti aggiuntive	I materiali sostitutivi sono deducibili?	Codice articolo, prodotto, fornitore e lotto	“Installazione del nuovo set di guarnizioni” (procedura standard)”
Strumenti di test	Ci si può fidare del risultato?	ID dello strumento e condizioni di calibrazione	ID non specificato
Criteri di accettazione	Il successo era stato definito prima della selezione?	Restrizione matematica autorizzata	Il tecnico dell'assistenza ha poi stabilito se il prodotto fosse conforme o meno
Risultati effettivi	Quali risultati ha ottenuto l'attrezzatura?	Valori grezzi, stampa o documento elettronico protetto	Solo casella di controllo "Pass"
Valutazione dell'insieme	Il prodotto potrebbe aver subito danni?	Elenco in blocco, analisi delle minacce e gestione	“Nessun effetto” senza motivazione
Comunicato stampa	Chi ha autorizzato il riutilizzo?	Autorizzazione al rientro in servizio	La produzione è stata riavviata prima della verifica da parte del controllo qualità
Valutazione della recidiva	Questo periodo è ancora l'ideale?	Tendenza al ribasso e ragionamento modificato del PM	Lo stesso servizio di riparazione ripetuto all'infinito
Stabilità della registrazione su nastro	La finitura dello sfondo è terminata?	Voci cronologiche e coesistenti	Dati retrodatati o sovrascritti

Errori comuni nei registri che danno adito a domande di revisione

Il primo vero insuccesso è mancano le prove relative allo stato in cui è stato rinvenuto. I tecnici di solito si concentrano sulla risoluzione del problema, quindi smontano l’impianto prima di documentare la perdita, il deposito, la posizione della guarnizione o lo stato dei componenti. Le prove più evidenti vanno perse durante la riparazione.

Il secondo è tracciabilità delle parti non meglio specificate. La dicitura “O-ring sostituito” non specifica il materiale, le dimensioni, il fornitore, il lotto né il codice articolo accettato.

Il 3 è scelta insolita dell'intervallo. Una manutenzione annuale non è giustificata dal punto di vista medico solo perché il sistema CMMS è stato impostato per 365 giorni. La frequenza deve tenere conto delle ore di funzionamento, dei cicli di igienizzazione, dei prodotti chimici utilizzati per la pulizia, dell’esposizione alla pressione, della storia della soluzione e delle tendenze relative ai guasti.

Il 4 è informazioni relative agli esami non assegnati. Esiste un verbale di collaudo, ma non è possibile collegarlo all'ordine di lavoro, all'ID dell'alloggiamento, al set, allo strumento di prova o al file elettronico contenente i dati grezzi.

Il quinto è chiusura automatica dopo il superamento di un nuovo test. Un test di stabilità non superato, seguito da uno superato, non esclude il primo risultato. Entrambi devono essere riportati nel documento, con una relativa analisi.

E il sesto è il più brutto: danno registrato o adeguamento non documentato.

La lettera di avvertimento inviata dalla FDA a Cipla il 17 novembre 2023 segnalava la presenza di documenti CGMP strappati e materiale firmato proveniente dal laboratorio di ricerca tra i rifiuti destinati alla triturazione. La lettera menzionava inoltre una guarnizione di chiusura danneggiata e un filtro deformato collegati a un episodio di contaminazione durante il riempimento con mezzo di coltura, a cui si aggiungevano preoccupazioni relative alla manutenzione, alla qualità dei controlli e alle azioni correttive e preventive (CAPA).

In quel caso si sono verificati due guasti: quello relativo al controllo dei dispositivi e quello relativo al controllo delle informazioni. Questa combinazione si verifica più spesso di quanto il settore sia disposto ad ammettere.

Come gestire le discrepanze e gli esami di onestà non superati

In caso di esito negativo di un controllo dell'integrità del filtro, occorre provvedere immediatamente a mettere sotto controllo l'impianto, la configurazione del filtro e lo stato delle procedure correlate.

Non iniziare chiedendo: “Ma come facciamo a superare l’esame?”. Chiediti piuttosto: “Cosa potrebbe significare questo insuccesso?”.”

L'esame dovrebbe verificare:

• Scelta errata della cartuccia o della guarnizione
• Cartuccia danneggiata
• O-ring schiacciato, girato, mancante o non idoneo
• Fluido di bagnatura non corretto
• Bagnatura insufficiente
• Perdita nell'abitazione
• Perdita dalla valvola di sfiato o di scarico
• Parametri di prova errati
• Risultati relativi alla temperatura
• Malfunzionamento dello strumento
• Errore di assemblaggio
• Danni da sterilizzazione
• Stress eccessivo o esposizione prolungata all’aria aperta
• Interferenza dell'oggetto con la traiettoria di prova

Il registro deve contenere il risultato iniziale, la traccia di audit, i dati di output dello strumento, l’autorizzazione alla ripetizione del test, l’esito della ripetizione del test, le immagini dei componenti, l’attribuzione al lotto, la prova della causa principale e la valutazione dell’impatto sul prodotto.

Per quanto riguarda la depurazione a scopo di decontaminazione, l’Allegato 1 prevede che i risultati relativi ai criteri di filtrazione vengano inseriti nel registro di lotto e che eventuali scostamenti significativi dai criteri verificati vengano documentati e oggetto di indagine. Prevede inoltre che la stabilità dei filtri venga verificata prima dell’uso nell’ambito della struttura PUPSIT e dopo l’uso, prima della loro rimozione dalla struttura, fatte salve le disposizioni basate sul rischio ivi menzionate.

Sostituzione delle cartucce e informazioni sul fornitore: la verifica dell’idoneità all’uso ha la precedenza

Una pagina di articolo non è un pacchetto di convalida.

Diverse opzioni di cartucce fornite con questo articolo sono destinate alla terapia idrica, all’osmosi inversa, al settore alimentare e delle bevande o alla rimozione generale dei sedimenti. Possono essere adatte all’acqua energetica non sterile, alle soluzioni a base di acqua grezza o alla prefiltrazione organizzata, ma non devono essere descritte come filtri di grado farmaceutico convalidati per la sterilizzazione, a meno che non sussistano le prove delle certificazioni richieste.

Ad esempio, il Cartuccia in PP melt-blown da 5 micron e 20 pollici È disponibile in numerose dimensioni, con valori di porosità in micron ridotti, diverse configurazioni dei tappi terminali e diverse opzioni di elastomeri. Tali variabili devono essere conformi alle specifiche approvate; l’espressione “stessa famiglia di prodotti” non implica che le configurazioni siano intercambiabili.

A prefiltro con maglia da 80, 100 o 200 micron, lavabile Potrebbe essere adatto a operazioni di prefiltrazione grezze, senza contatto con il prodotto, ma gli aspetti relativi alla riciclabilità sollevano ulteriori interrogativi in merito alla convalida della pulizia, ai limiti di valutazione, al riutilizzo, all’essiccazione, allo spazio di stoccaggio e al danneggiamento delle maglie.

Il Componente per detriti in PP blu di grandi dimensioni da 10 e 20 pollici è disponibile con configurazioni da 1 a 100 micron, diversi modelli di terminali e una temperatura massima di 80 °C. Ogni configurazione scelta richiede una propria analisi approvata in termini di materiali, dimensioni, livello di temperatura, pressione e compatibilità.

Inoltre, Opzioni di cartucce in polipropilene con struttura a spirale (RO) Sono disponibili con grana da 1 a 100 micron, in diverse dimensioni, con configurazioni delle estremità 222 e 226 e con guarnizioni in silicone, EPDM o Viton. Tale ampia gamma è utile dal punto di vista commerciale, ma una scelta illimitata rappresenta un rischio in termini di GMP.

Il documento di acquisto deve quindi riportare le specifiche dell'ordine effettuato, non solo la pagina del catalogo generale del fornitore.

Eseguire un'esercitazione di recupero dei dati di audit della durata di 15 minuti

Consiglio di effettuare un semplice test prima di ogni valutazione normativa.

Scegliete a caso un alloggiamento per filtri. Concedete ai team di manutenzione, progettazione, produzione, convalida e controllo qualità 15 minuti per elaborare:

• Specifiche degli strumenti attualmente accettati
• Gli ultimi 3 documenti relativi alla manutenzione preventiva
• Ultima intervento di manutenzione correttiva
• Specifiche della guarnizione e della cartuccia esistenti
• Tracciabilità ottimale dei ricambi
• Ultima verifica dell'integrità o della pressione
• Valutare la documentazione relativa alla taratura
• Variazioni correlate e CAPA
• Comando di regolazione finale
• Autorizzazione al rientro in servizio
• Contesto relativo all'elaborazione in batch o di processo
• Giustificazione dell'intervallo PM

Non istruirli durante l'esercitazione.

Vediamo cosa succede. Compaiono fogli di calcolo duplicati. I nomi dei file sono in conflitto. Il link web del record CMMS rimanda a una directory non esistente. Un certificato di collaudo non riporta l’ID dell’alloggio. Il reparto progettazione indica una specifica per le guarnizioni, mentre quello acquisti ne indica un’altra.

Quella confusione è utile. Ti fa capire cosa vedrebbe un revisore – e in più hai ancora tempo per rimediare.

Domande frequenti

Quali documenti sono necessari per la manutenzione degli immobili destinati ai filtri GMP?

I registri di manutenzione degli immobili dei filtri GMP sono documenti regolamentati e aggiornati che indicano quando un immobile è stato valutato, pulito, riparato, rimontato, ispezionato, messo in funzione e riportato in servizio; essi comprendono l’ID dell’apparecchiatura, la data e l’ora, numero dell'ordine di lavoro, componenti utilizzati, standard di approvazione, risultati, discrepanze e autorizzazioni del responsabile e del verificatore autorizzati.

Per gli strumenti di uso comune, il registro cronologico deve inoltre riportare le informazioni relative all'uso, alla pulizia e alla manutenzione del prodotto, nonché il numero di lotto o il numero di serie, come previsto dal 21 CFR 211.182.

Con quale frequenza occorre valutare lo stato dei filtri farmaceutici?

La periodicità delle ispezioni dell’alloggiamento del filtro è un intervallo documentato e basato sul rischio, derivato dal contatto con il materiale trattato, dai cicli di sterilizzazione, dall’esposizione diretta a pressione e temperatura, dalla cronologia del deterioramento, dalla durata delle guarnizioni, dai prodotti chimici utilizzati per la pulizia, tendenze di guasto e dalle restrizioni del produttore, e successivamente riadattato ogni volta che variazioni, carenze di integrità o riparazioni ripetute indicano che il periodo di manutenzione preventiva originario non garantisce più la protezione necessaria.

I periodi di manutenzione possono fungere da sistema organizzativo, ma l’approccio tecnologico deve tenere conto delle effettive attività delle apparecchiature. Un alloggio utilizzato quotidianamente in condizioni SIP non dovrebbe necessariamente avere la stessa frequenza di manutenzione di uno utilizzato mensilmente in condizioni ambientali con servizio idrico pubblico.

È necessario un registro delle attrezzature separato dal documento di lotto?

Un registro specifico dei dispositivi costituisce la documentazione GMP cronologica richiesta per gli strumenti principali condivisi ai sensi del 21 CFR 211.182, mentre per gli strumenti dedicati le informazioni relative alla pulizia, alla manutenzione e all'uso possono essere inserite nel documento di lotto quando i lotti seguono un ordine numerico; entrambi i metodi devono garantire la tracciabilità, le date, i dati relativi agli articoli e ai lotti, nonché le dichiarazioni di conformità e le conferme firmate.

I sistemi digitali sono in grado di soddisfare la domanda purché i documenti continuino a essere identificabili, completi, protetti, recuperabili e collegati alle apparecchiature e al contesto produttivo di riferimento.

Cosa dovrebbe accadere in caso di esito negativo di un test di integrità del filtro?

Un’analisi di stabilità del filtro che ha smesso di funzionare costituisce un evento di qualità documentato che richiede un controllo immediato delle condizioni, una valutazione dell’impatto sul prodotto, l’esame della cartuccia, dell’alloggiamento, delle guarnizioni, del metodo di assemblaggio, delle condizioni igienico-sanitarie e delle apparecchiature di analisi, oltre alla definizione delle caratteristiche del lotto e all’attuazione delle azioni correttive e preventive (CAPA); la sostituzione del filtro e la registrazione del risultato “superato al nuovo test” non costituiscono un’analisi adeguata della causa radice.

Il difetto originario e ogni test di ripetizione autorizzato devono continuare a essere visibili. Per quanto riguarda la filtrazione sterile, l’indagine dovrebbe inoltre esaminare i criteri di purificazione convalidati, lo screening pre-uso, lo screening post-uso, la potenziale esposizione diretta al prodotto e qualsiasi perdita della garanzia di sterilità.

Per quanto tempo devono essere conservati i registri relativi alla manutenzione degli immobili?

La documentazione relativa agli alloggiamenti dei filtri GMP deve essere conservata secondo il programma di conservazione dei documenti approvato dal sito web per almeno il periodo previsto dalla normativa; negli Stati Uniti, i documenti relativi ai lotti vengono generalmente conservati per un anno dopo la data di scadenza stabilita, oppure per tre anni dopo la messa in commercio per i prodotti OTC idonei privi di data di scadenza, mentre per i prodotti regionali, specifiche a livello di prodotto o aziendale.

La norma sulla conservazione dei dati rappresenta solo metà del problema. I dati devono inoltre continuare a essere facilmente reperibili ai fini della verifica, compresi i documenti archiviati online in una sede aggiuntiva.

Preparare i documenti prima che il revisore li richieda

Inizia con un immobile. Ricostruisci la cronologia completa della sua manutenzione e individua ogni discrepanza tra la procedura approvata, i dispositivi fisici, le specifiche dei ricambi, i certificati di collaudo e la documentazione relativa ai lotti.

Dopodiché occupati del sistema, non solo del file.

Prima di scegliere una cartuccia di ricambio o di sostituire una guarnizione, registrare le misure specifiche, il grado di filtrazione in micron, il tipo di attacco, il tipo di elastomero, la temperatura di esercizio, la limitazione di pressione differenziale, i prodotti chimici di pulizia e l’applicazione prevista. Confrontare tali specifiche con le credenziali del fornitore, la valutazione dei rischi e il controllo delle modifiche.

Infatti, un registro di manutenzione conforme ai requisiti di revisione non si limita a confermare che gli interventi siano stati eseguiti.

Ciò dimostra che l'alloggio era idoneo all'uso.